15 Les étapes de gestion des articles avec évaluation soumis aux revues (non mis à jour)

La sélection des propositions de contribution (résumés d’article)

Pour préparer la publication d’un dossier thématique, le comité de rédaction lance un appel à contribution qui aura préalablement été rédigé par un coordonnateur ou une coordonnatrice. Ensuite, ce comité participe, sous la supervision de celui-ci ou de celle-ci et du/de la responsable de la revue, à la sélection des propositions qui répondent le mieux à l’appel lancé. Les avis émis sont strictement scientifiques et soulignent entre autres la pertinence du titre, de la problématique et des références avec la thématique, la clarté de la problématique, des hypothèses, des objectifs, de la méthodologie et des données qui seront analysées.

S’il a été demandé aux auteur-e-s de se présenter dans une brève biobibliographie, les membres de ce comité pourraient y trouver des arguments qui motiveront leur choix, mais ils devront savoir que les éléments qui y sont évoqués ne devraient pas être un critère déterminant. Au lieu de se focaliser sur les grades, l’équipe de la revue pourrait par exemple demander aux auteur-e-s de mentionner leurs deux dernières publications. Mais il est important de souligner que l’Association Science Afrique mène un plaidoyer en faveur d’une science juste et ouverte à tous ces hommes et femmes qui, malgré les obstacles, s’efforcent d’écrire les belles lettres de la recherche africaine et haïtienne. C’est pour cette raison que les propositions des chercheuses titulaires et des doctorant-e-s seront appréciées dans ce sillage. Le nombre de résumés sélectionnés pour un dossier peut aller de 5 à 10 ou un peu plus. Il faut se rappeler que plusieurs auteurs et autrices peuvent être dans l’impossibilité de soumettre leur article.

Une ou deux semaines au plus tard après la clôture de l’appel, les auteurs et autrices devraient être notifié-e-s par mail/courriel de l’acceptation ou du rejet de leur proposition, ainsi que de la date limite à laquelle leur texte est attendu. Le Secrétariat général fera ces messages à partir d’une liste de noms et d’adresses mail  qui leur sera envoyée par le comité de rédaction et la personne responsable du dossier thématique.

Ce message doit contenir :

• la notification de l’acceptation;
• la date limite de réception de l’article
• le lien vers la page Instructions aux auteurs et aux autrices du Grenier des savoirs;
• la feuille de style;
• le lien vers le site de la revue et une invitation à le visiter et à en lire des articles ou les pages éditoriales;
• le lien vers l’Engagement des auteurs et des autrices qui souhaitent publier dans le Grenier des savoirs;
• une invitation à mentionner l’acceptation de cet Engagement dans l’envoi de l’article.

Soumission et réception des articles

Deux possibilités s’offrent aux personnes qui souhaitent publier dans une revue du Grenier des savoirs. La première procédure, celle dite classique, consiste à répondre – dans les délais requis – à un appel à contribution pour un dossier thématique coordonné par un membre du comité de rédaction, un membre du comité scientifique, une chercheuse ou un chercheur invité-e. Le coordonnateur (la coordonnatrice) du dossier thématique devient de facto l’interlocuteur (l’interlocutrice) du Secrétariat général, mais il (elle) devra travailler en étroite collaboration avec le comité de rédaction et le comité scientifique de la revue qui l’aideront dans le processus de publication. Par conséquent, il (elle) devra systématiquement mettre le (la) principal(e) responsable de la revue en copie conforme de chaque courriel qu’il (elle) adressera au (à la) secrétaire général-e dans le cadre de cette activité ponctuelle.

La seconde procédure, celle dite exceptionnelle, se rapporte au modèle de publication publish as you go (c’est une procédure déjà utilisée par le Gateways Journal). Globalement, il s’agit d’un appel permanent – ouvert en janvier et clôturé en septembre (09 mois) – pour la publication des textes qui s’inscrivent dans l’un des champs couverts par la revue. C’est une sorte de numéro varia, mais à la différence de ce qui est fréquemment pratiqué dans la communauté scientifique, les articles sont reçus, évalués, corrigés et directement publiés en ligne sans attendre les autres textes qui pourraient être publiés dans le même volume. Toutefois, tous les articles publiés ou reçus dans le délai de neuf mois seront rassemblés à la fin de l’année – entre le mois d’octobre et celui de décembre – dans un même volume (version en ligne, PDF et/ou papier). Contrairement aux dossiers thématiques, les volumes « publish as you go » sont portés par tous les membres du comité de rédaction des revues qui auront accepté le principe.

Dans les deux procédures, les textes sont envoyés à une adresse gérée par le Secrétariat général.

Première lecture des textes

Après une première vérification de la pertinence et du respect global des instructions aux auteurs et aux autrices, le Secrétariat général fait parvenir le texte aux responsables du dossier thématique ou de la revue et accuse bonne réception de l’article. Il s’agit certes d’une démarche classique, mais l’Association Science Afrique, à travers son Grenier des savoirs, y accorde une attention particulière dans la mesure où elle place l’humain au cœur de la science. Les courriels devront donc être chaleureux et bienveillants. Les comités de rédaction se feront également le devoir de répondre aux questions des auteur-e-s avant ou après la soumission de leur texte, avant ou après l’évaluation ou sur toute autre question relative à un appel, à la revue ou à son fonctionnement. L’image de marque du Grenier des savoirs dépend de l’image de chacune de ses revues.

Le comité de rédaction et la personne responsable du dossier thématique doivent prendre connaissance du texte de manière à 1) décider de poursuivre ou non le processus d’évaluation et 2) donner le nom d’au moins trois évaluateurs ou évaluatrices possibles, avec leur adresse mail/courriel. Ces dernières personnes sont choisies pour leur expertise dans le domaine de l’article et peuvent ou non être membres du comité scientifique. Il peut s’agir d’auteurs ou d’autrices déjà publié-e-s par le Grenier des savoirs qui ont pris l’engagement de procéder à au moins deux évaluations dans l’année qui a suivi la publication de leur(s) propre(s) texte(s).

Le comité peut aussi décider, avant de transmettre l’article au Secrétariat général pour la suite de la procédure, de demander à un auteur ou une autrice de revoir certains aspects de son texte s’il estime que la valeur en sera considérablement rehaussée et l’évaluation facilitée. Cette étape est cruciale et doit être prise au sérieux.

Le comité de rédaction ou la personne responsable du dossier thématique envoie ensuite, dès que possible, les articles et les coordonnées de leurs évaluateurs et évaluatrices au Secrétariat général qui prend ensuite le relais.

Le traitement des articles par le Secrétariat général

Le Secrétariat général commence par appliquer aux textes un traitement minimum avant de les transmettre aux évaluateurs et évaluatrices : l’anonymisation des textes. Cela consiste à supprimer le nom et le prénom de l’auteur-e, sa biobibliographie, son adresse mail. S’ensuit la vérification rapide de la mise en forme (normes de présentation, notes de bas de page et présentation des références) et la correction rapide des erreurs de frappe et autres fautes qui sautent à l’œil. Le non-respect flagrant de la feuille de style peut justifier le renvoi de l’article au comité de rédaction qui devra soit corriger le texte, soit le renvoyer à son auteur ou son autrice. La vérification porte également sur le contrôle antiplagiat par un logiciel.

Le Secrétariat général commence par solliciter l’accord des évaluateurs et évaluatrices sur la base du résumé de l’article. Il faut chercher à obtenir au moins deux évaluations par article. Au besoin, le Secrétariat revient vers le comité de rédaction ou la personne responsable du dossier thématique pour obtenir d’autres noms.

Si la revue pratique l’évaluation ouverte (Open peer review), les évaluateurs et évaluatrices doivent être avertis qu’un résumé de leur évaluation sera publié dans l’historique de l’article et indiquer leur acceptation ou leur refus de publier leur nom à la suite de ce résumé.

D’une manière générale, les courriels envoyés aux évaluateurs/-trices sont chaleureux et bienveillants. Le mail comporte les éléments suivants : l’objet, le nom de l’évaluateur/-trice, le nom de la revue, l’adresse du site de la revue, le lien vers le formulaire d’évaluation en ligne, la date limite du remplissage des formulaires (deux semaines), un lien vers les politiques éditoriales et d’évaluation du Grenier des savoirs, le texte de l’appel à contribution, la mention de l’exemption de la cotisation à l’Association Science Afrique, etc. Ci-dessous, un modèle non exhaustif d’une sollicitation d’évaluation.

Dans la mesure où les évaluateurs/-trices ont des occupations relatives à leurs activités d’enseignants-chercheurs/enseignantes-chercheuses, il peut arriver qu’ils ou elles ne trouvent pas le temps pour évaluer les textes. Il est donc recommandé d’attendre une semaine après la date limite avant de leur proposer un nouveau délai d’une semaine.

Malgré la relance, l’expérience montre que certain-e-s évaluateurs/-trices n’arrivent toujours pas à trouver du temps pour donner leur avis sur un ou plusieurs textes. Le ou la secrétaire général-e doit alors amorcer une nouvelle négociation au lendemain de l’expiration du nouveau délai. En appréciant le dernier échange avec l’évaluateur/-trice, il ou elle peut juger de la disponibilité de celui-ci à se prononcer sur le ou les textes qu’il ou elle a reçu-s. Il ou elle pourrait alors lui accorder une autre semaine (qu’il ou elle ne mentionnera pas dans le courriel) qui a pour but de rappeler à son interlocuteur/-trice qu’il n’a pas encore rempli le formulaire en ligne. À cette étape, le ou la secrétaire général-e devra déjà se préparer à solliciter les services d’un-e autre évaluateur/-trice : une évaluation supplémentaire n’apportera que plus de crédibilité à l’article soumis.

Lorsqu’un évaluateur ou une évaluatrice remplit le formulaire, il est important d’accuser chaleureusement bonne réception dans l’optique de pérenniser la collaboration.

Retour des évaluations au comité de rédaction

Le comité de rédaction n’a pas accès aux réponses du formulaire en ligne qui est utilisé pour toutes les revues du Grenier des savoirs. Ce formulaire a été pensé pour limiter les refus fantaisistes des articles et améliorer le contenu de ceux qui sont publiables, mais qui présentent toutefois des insuffisances.

Dès réception des deux évaluations, le Secrétariat général les envoie immédiatement au comité de rédaction qui doit en faire une synthèse : le rapport d’évaluation.  Si l’évaluateur/-trice retourne le fichier dans lequel il ou elle a fait ses annotations pendant l’évaluation, le Secrétariat général transmettra également ce fichier au comité de rédaction afin qu’il s’en inspire pour rédiger son rapport et le renvoyer éventuellement aux auteur-e-s.

Rédaction des rapports d’évaluation et retour aux auteur-e-s

Le rapport d’évaluation est une synthèse rédigée par le comité de rédaction après la réception des évaluations et, éventuellement, du fichier de travail de l’évaluateur ou de l’évaluatrice. C’est aussi dans ce rapport que le comité de rédaction peut ajouter ses propres recommandations à l’auteur ou à l’autrice.

Normalement, le rapport est produit après deux évaluations, mais l’équipe de gestion de la revue peut recourir à une troisième évaluation si les deux premières aboutissent à des décisions contradictoires et solidement argumentées. Au final, c’est au comité de rédaction que revient la décision finale d’accepter ou non un article ou de demander des modifications majeures ou mineures à l’auteur ou à l’autrice. En cas de rejet d’un article, le Secrétariat général du Grenier des savoirs doit adresser à son auteur-e une lettre argumentée et justifiée par les évaluations. Cette procédure vise à limiter les remarques discourtoises et parfois destructrices qui dévalorisent le travail et l’estime de soi des auteurs et des autrices. Cette vision humaniste a pour but d’amener les chercheurs et chercheuses à prendre conscience des insuffisances de leur texte et à s’inscrire dans une posture dans laquelle ils ou elles considèrent les recommandations qui leur sont faites comme une possibilité d’améliorer la qualité de leur travail.

Pour une bonne rédaction du rapport d’évaluation, les membres du comité de rédaction devraient être attentifs aux notes (de 1 à 4) attribuées aux différents critères, à l’appréciation globale du texte et aux commentaires laissés dans l’article par l’évaluateur ou l’évaluatrice le cas échéant. Le texte de l’évaluateur ou de l’évaluatrice peut être repris entre guillemets pour produire le rapport. Tout compte fait, c’est un exercice de reformulation dont il serait difficile de se passer. Il s’articule globalement en trois parties : une première partie qui annonce la décision globale, une deuxième partie qui présente les forces du texte et une troisième partie qui oriente l’auteur ou l’autrice sur les pistes qui lui ont été suggérées pour améliorer son texte. Deux semaines seront donc accordées aux auteur-e-s pour les corrections, mais le comité de rédaction devra être flexible et se préparer à relancer ceux et celles qui traînent à renvoyer leur texte pour l’ultime étape de la publication.

Lorsque le comité de rédaction décide de retourner un texte évalué aux auteurs et autrices pour modifications, il doit rendre anonymes les commentaires pour respecter la procédure dite « en double aveugle », qui est valable même dans le cas de l’évaluation ouverte, puisque c’est seulement au moment de la publication de l’article que son historique est publié, « ouvert ».

TRÈS IMPORTANT : il faut demander à l’auteur et à l’autrice de bien vérifier sa bibliographie et le respect de la feuille de style s’il semble encore y avoir des manquements. Sinon, le Secrétariat général devra le faire et la publication pourrait en être retardée.

En cas de refus d’un article, voici un exemple de lettre. Il est aussi recommandé de joindre les évaluations pour aider l’auteur ou l’autrice à améliorer ses compétences.

Correction des articles par les auteurs et autrices et renvoi au Secrétariat général

Comme il a été mentionné dans le point précédent, les auteurs et autrices ont droit à deux semaines pour apporter les modifications demandées par le rapport d’évaluation. Ensuite, ils et elles renvoient l’article intitulé Titre_V2 à la même adresse du Secrétariat général. Le Secrétariat général devra faire preuve de patience et de diplomatie, car un événement peut survenir et empêcher un auteur ou une autrice de soumettre son texte à temps.

Lorsqu’il reçoit un texte corrigé, le Secrétariat général le prépare pour la publication.

Préparation, mise en ligne et vérification du texte par l’auteur ou l’autrice

Lorsque le Secrétariat général reçoit les articles corrigés, il doit les préparer pour la mise en ligne. Il est précisément question de :

(a) finaliser la mise en forme (application de la feuille de style, vérification des tableaux, figures, sources);

(b) vérifier la présence de toutes les métadonnées (titre, sous-titre éventuel, résumé en plusieurs langues, mots clés en plusieurs langues, biographie, liens d’intérêts);

(c) vérifier la présentation des références (style APA adapté);

(d) rechercher des liens de téléchargement des textes cités  (version en libre accès);

(e) vérifier l’utilisation de l’écriture inclusive;

(f) procéder à un nouveau contrôle anti-plagiat si les textes ont subi des réaménagements importants;

(g) procéder à une révision linguistique du texte.

Une fois le texte préparé, le texte est mis en ligne et le lien est envoyé à l’auteur ou l’autrice pour vérification. Ce dernier ou cette dernière dispose de trois jours pour approuver le texte ou pour demander des ultimes modifications.

Le ou la secrétaire général-e est chargé-e d’organiser le travail de son équipe qui devra comporter au moins trois personnes en dehors de lui-même ou d’elle-même : un-e chargée de la vérification des références, un-e chargé-e de la vérification de la mise en forme, un-e- chargé-e de la vérification de l’écriture inclusive. Il ou elle pourra directement contacter les auteurs et autrices s’il ou elle a besoin d’informations complémentaires sur leurs sources ou s’il ou elle aimerait vérifier la nature des droits des illustrations (images, schémas, dessin, annexes, etc). La licence Creative Commons CC-BY-SA sera privilégiée pour éviter les conflits juridiques.

Pour les dossiers thématiques, la personne responsable doit produire un texte d’introduction au thème du dossier. Ce texte n’est pas soumis à l’évaluation par les pair-e-s, mais doit respecter la feuille de style.

Les notes de recherche et de pratique et les comptes rendus de livres

Certaines revues acceptent aussi de publier des notes de recherche, des notes de pratique ou des comptes rendus. Ces types de texte n’ont pas à être soumis à l’évaluation par les pair-e-s. Dans ce cas, toutes les étapes concernant l’évaluation sont sautées. Le comité de rédaction est le seul juge des textes proposés qui doivent tout de même respecter la feuille de style des textes du Grenier des savoirs.