8 Gouvernance du Grenier des savoirs
Création d’une association légalement reconnue et ouverture d’un compte bancaire
Le Grenier des savoirs est géré par une Association (internationale) à but non lucratif basée au Bénin et nommée Association Science Afrique. Son compte bancaire est à l’UBA, une banque panafricaine. L’Association utilise le plus possible les transactions mobiles et le numérique. Ses statuts sont ici : https://drive.google.com/file/d/1OOiPwPWNqO5AIz0f607xOFUErfq1e9nB/view?usp=sharing
Le modèle économique de l’Association Science Afrique est basé sur quatre sources de financement : 1) les cotisations des membres de l’Association Science Afrique (le montant en sera fixé par le comité de direction), 2) les dons et subventions reçus d’universités, de laboratoires, de fondations ou d’organismes internationaux, 3) une campagne de crowdfunding et 4) des services payants d’accompagnement et d’édition offerts aux revues non membres du Grenier des savoirs.
En raison de la nature internationale de l’Association, l’Assemblée pourra être tenue de manière virtuelle, par vidéoconférence (skype, Zoom ou autres logiciels), de même que les réunions du comité de direction.
Comité de direction
Le Grenier des savoirs, une branche de l’Association Science Afrique, est gouverné par le comité de direction (Codir) de l’Association Science Afrique. Ce dernier valide les orientations stratégiques, ainsi que les prévisions d’activités et est responsable des finances et de la trésorerie. Le comité de direction est composé de 15 membres désignés pour trois ans, selon un mandat renouvelable une seule fois, sauf situation exceptionnelle. Quatre personnes sont choisies par et parmi les membres du comité scientifique, quatre personnes sont choisies par et parmi les membres du comité citoyen de pertinence sociale, quatre personnes sont choisies par et parmi les autres membres de l’Association Science Afrique lors de l’Assemblée générale. S’ajoutent de manière statutaire un membre de l’APSOHA, un membre des ESBC et le ou la secrétaire général-e. Le comité de direction est constitué d’au plus deux personnes par discipline et par pays. Les membres doivent être au moins constitués de 30 % de femmes.
Le comité de direction est dirigé par un(e) président(e) élu(e) par les quinze membres qui le composent; la personne responsable de l’Association Science Afrique au Bénin est d’office vice-président-e, pouvant remplacer ou seconder le ou la président-e pour toutes ses responsabilités. Le ou la président(e) signe tous les documents officiels, ainsi que les chèques (avec le ou la secrétaire général-e) et est responsable des grandes décisions sur l’orientation des politiques éditoriales du Grenier. Un poste de trésorier et un poste de secrétaire des travaux seront occupés par deux membres du comité de direction. Le comité peut créer des sous-comités correspondant à chacune des branches de l’Association Science Afrique.
Comité scientifique
Le comité scientifique de l’Association Science Afrique est le responsable scientifique du Grenier des savoirs et des autres projets de l’Association Science Afrique (formation, blogs, ressources documentaires, outils de recherche). Il est composé de 20 à 25 membres avec un mandat de 3 ans. Le comité est formé principalement de membres issus des comités des revues (au moins une personne par revue). Il est renouvelé au 1/3 chaque année. Il est constitué d’au plus deux personnes par discipline et par pays. Les membres doivent être au moins constitués de 30 % de femmes. Ils doivent détenir un doctorat et avoir une bonne expérience de recherche et de publication. Ce comité veillera à la garantie de la qualité de la production du Grenier des savoirs.
Comité citoyen de pertinence sociale
Le comité citoyen de pertinence sociale concerne l’ensemble des projets de l’Association Science Afrique. Il est ouvert à toute personne qui n’est pas salariée d’une université ou d’un centre de recherche à titre de chercheur ou de chercheuse, incluant les doctorants et doctorantes (en scolarité de doctorat). Il est constitué d’au plus deux personnes par discipline et par pays. Les membres doivent être au moins constitués de 30 % de femmes. Les membres sont sollicités ou posent leur candidature en écrivant au comité de direction de l’Association Science Afrique. Ils peuvent demander à travailler avec une ou plusieurs branches de l’Association.
Les membres doivent s’intéresser à la recherche scientifique et ne doivent pas avoir de lien d’intérêts avec une industrie ou une entreprise à but lucratif dont elle ferait la promotion. Le nombre de membres est illimité et le mandat est de trois ans, renouvelable.
Le comité veille à ce que les publications qui seront faites dans le cadre du Grenier des savoirs aient des retombées pour la société. Il formule des avis et recommandations, fait des analyses ou tout autre contribution à la pertinence sociale des projets de l’Association Science Afrique.
Comité étudiant
Le comité étudiant de l’Association Science Afrique est formé d’étudiantes et d’étudiants de licence et de master proposés par les membres des comités de rédaction des revues, du comité scientifique ou du comité citoyen de pertinence sociale. Un-e étudiant-e qui souhaite rejoindre ce comité peut aussi poser sa candidature auprès du comité de direction. Le nombre de membres est illimité et le mandat est de trois ans, renouvelable. Il a pour mandat de publiciser les revues et leurs articles sur les réseaux sociaux, notamment dans les groupes de discussion et d’études dont font partie ses membres et de faire ainsi la promotion de la recherche africaine. Il peut être sollicité par le comité scientifique ou le comité de responsabilité sociale pour donner un avis sur un projet, une revue ou une question stratégique. Il peut faire des suggestions aux comités sur des thèmes de dossiers qui intéresseront les étudiants et étudiantes et sur les moyens de favoriser l’utilisation des textes publiés dans l’enseignement universitaire. Chaque étudiant-e membre reçoit une attestation de participation et un certificat de reconnaissance à la fin de son mandat.
Secrétariat général du Grenier des savoirs
Une fois que le comité de gestion prend des décisions, le Secrétariat veille à les planifier et à les mettre en œuvre. Il est coordonné par le ou la Secrétaire général-e du Grenier des savoirs qui est salarié-e et engagé-e par le comité de direction auquel il ou elle rend des comptes régulièrement. Il ou elle est assisté(e) de son adjoint-e et de membres des autres comités de l’Association selon les besoins. Il ou elle identifie les opportunités de partenariats à créer, à développer ou à consolider, veille à la gestion efficace de la communication, des finances, de la qualité, accompagne le développement des revues. Il peut solliciter des bénévoles du comité étudiant selon les besoins.
Gestion de la communication
La communication de l’Association Science Afrique est gérée à différents niveaux.
Communication interne: au sein des différents comités, la communication sera faite par téléphone, par courriel et par WhatsApp pour les informations importantes. Aussi, les réseaux sociaux que sont Facebook, WhatsApp et autres peuvent être utilisés pour les informations d’ordre général qui n’ont pas de caractère secret. Le bureau exécutif est responsable de cette communication interne.
Communication externe: les réseaux sociaux seront privilégiés pour les communications autour du projet et pour la publicité. Une infolettre sera créée et envoyée régulièrement pour informer les abonné-e-s à propos du Grenier des savoirs et de ses nouvelles publications. Le site internet est aussi régulièrement mis à jour. Chaque année, membre du comité de direction pourra être responsable de la communication externe.
Gestion des ressources financières
Dans le cadre du projet Grenier des savoirs, deux outils cohérents doivent être utilisés pour une bonne gestion financière. Il s’agit des outils de prévision et ceux de contrôle.
Les outils de prévision se baseront sur les objectifs à atteindre dans ce projet. Il s’agira principalement de la gestion du budget annuel et des activités en cours d’exercice. Ainsi, il appartient au ou à (la) président-e du comité de direction et au ou à la Secrétaire général-e du bureau exécutif de décider ensemble des dépenses nécessaires à la bonne marche du Grenier des savoirs. Le bureau exécutif assure annuellement le montage du budget qui sera approuvé par le comité de direction. Il en est de même pour la fixation et le paiement des dépenses élevées (par exemple, le salaire du ou de la Secrétaire général-e), des dépenses des activités et de toute dépense engagées pour l’atteinte des objectifs du Grenier des savoirs. Les états financiers doivent être approuvés chaque année par un organisme ayant les compétences et reconnu par le service public. Les paiements sont effectués, soit par chèque, soit par virement bancaire, par mobile money, par interac ou en espèces au besoin. Tous les chèques sont cosignés par le ou la président(e) ou le ou la vice-président-e du comité de direction et le ou la Secrétaire générale du bureau exécutif.
Les outils de contrôle permettent de rendre compte de la situation de l’entreprise à un instant déterminé. Le contrôle se fera sous le vocable de Reddition de comptes. Elle permettra de présenter et de faire valoir les pratiques et les activités du Grenier des savoirs tout en faisant état de l’utilisation des fonds, des subventions, des dons et autres ressources obtenues. Ainsi, il s’agira de présenter les documents et les informations à fournir aux bailleurs de fonds pour démontrer que les activités pour lesquelles le Grenier des savoirs a été financé ont bel et bien eu lieu et qu’elles ont été l’objet d’une saine gestion.
Les documents à présenter lors des redditions de comptes sont le rapport d’activités ou le rapport annuel et le rapport financier et les prévisions budgétaires. La reddition de comptes se fera chaque année par les commissaires aux comptes de l’Association Science Afrique élus lors de l’Assemblée générale. La commission aux comptes est élue pour une durée de quatre (4) ans, renouvelable par majorité simple. Les membres élus à la commission aux comptes choisissent en leur sein un bureau de trois (3) membres :
- un-e Président-e;
- un-e Secrétaire;
- un-e Membre.
Par ailleurs, l’Association Science Afrique se dote dès que possible d’un fonds de réserve, constitué de 50 % du surplus budgétaire d’une année financière. Ce fonds de réserve est déposé dans un compte d’épargne et servira à assurer les dépenses de fonctionnement en cas de baisse de revenus. Le reste de surplus servira à améliorer les infrastructures de l’Association et sera réparti entre les employés du bureau exécutif et les membres africains des comités, selon une décision du comité de direction.
Proposition de comité scientifique 2019-2020 :
